Adatkezelés tájékoztató

Készítette: Horváth Miklós
Eng. sz.: E-000181/2014
Ellenőrizte: Horváth Miklós
Jóváhagyta: Horváth Miklós

Személyes tanári és munkavállalói adatok kezeléséről

Jelen adatvédelmi tájékoztató Insedo Kft. tevékenysége során kezelt személyes tanári és munkavállalói adatokra vonatkozik. Jelen dokumentum alapját képezi az Európai Parlament és a Tanács 2016. április 27-i (EU) 2016/679 rendelete a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK irányelv hatályon kívül helyezéséről (általános adatvédelmi rendelet).

Az Insedo Kft. ezúton kéri tanárait és munkavállalóit jelen tájékoztató figyelmes elolvasására és tudomásul vételére. Mivel a dokumentum az Insedo Kft. szellemi tulajdonát képezi, és működésének speciális részleteit figyelembe véve hoztuk létre, arra kérünk mindenkit, akinek átnyújtjuk, hogy ne adja tovább semmilyen formában harmadik személy számára.

Intézményünk elkötelezett tanáraink és munkavállalóink személyes adatainak biztonságos tárolása és kezelése iránt. A tájékoztató célja, hogy ismertessük, milyen adatokat gyűjtünk, hogyan használjuk az adatokat, hogyan tudják tanáraink / munkavállalóink kérni, hogy kevesebb információt kezeljünk róluk, és milyen folyamatokkal védjük személyes adataik biztonságát.

Amit vállalunk:

  1. Megfelelő adatvédelmi intézkedéseket léptetünk életbe és minden más, velünk együttműködő szervezettől elvárjuk, hogy hasonló minőségű szolgáltatást nyújtson nekünk.
  2. Tanárainknak és munkavállalóinknak csak olyan marketing e-maileket küldünk, amelyhez személyesen hozzájárultak (pl. tájékoztatást szakmai szervezetek által szervezett továbbképzésekről). Kapnak lehetőséget arra, hogy döntsenek erről, és döntésüket később megváltoztathassák.
  3. Ha személyes adatokat kérünk és kezelünk, akkor el fogjuk magyarázni, miért kérjük az adatokat és mihez fogjuk azokat használni, kivel osztjuk meg azokat.
  4. Csak akkor gyűjtünk személyes adatokat, ha ez adatvédelemi szempontból jogszerű.
  5. Csak annyi személyes adatot kérünk, amennyi szükséges ahhoz, hogy szolgáltatásainkat megfelelő szinten tudjuk nyújtani, amennyi szerződéseinkhez, illetve a törvényi előírások betartásához szükséges.
  6. A személyes adatokat kizárólag arra a célra használjuk, amelyre eredetileg gyűjtöttük őket.
  7. Érzékeny vagy különleges kategóriájú adatot nem kezelünk.
  8. Ha valaki szeretné megtudni, milyen személyes adataink vannak róla, vagy szeretné azokat módosítani vagy törölni, akkor ezt bármikor kérheti úgy, hogy ír az info@insedo.hu e -mail címre. A kérést haladéktalanul teljesítjük, feltéve, hogy az nem ellentétes törvényi vagy szerződéses kötelezettségeinkkel.

Milyen tanári / munkavállalói adatokat gyűjtünk?

Adatkategória Adatmezők Mire használjuk
Személyes adatok Név, leánykori neve, anyja neve, születés helye és ideje, nem, nemzetiség, kommunikációs nyelv, mobil, e-mail, lakcím, bankszámlaszám, TAJ szám, adószám, fénykép, alkalmazás típusa, szállító megnevezése, akin keresztül számláz, alapóradíjak különböző feladatokhoz, tanított nyelvek, egyéb megjegyzések – Tanári szerződés – Kapcsolattartás

– Bérszámfejtés / elszámolás – Számlázás

Tanári/oktatói dokumentumok – Archivált diploma, önéletrajz, szerződés másolatok – Bérlapok (megbízásos vagy alkalmi munkatársaknál) – HR

– Fizetés

Tanfolyamok – Melyik tanfolyamot tanítja és mennyiért – Tanári szerződés tanfolyamra – Jelenléti ív

– Terembeosztás – Tanári számlák

– Pénzügyi jelentések – Tanári szerződés

Adatkategória Adatmezők Mire használjuk
Tanfolyam órái – Melyik tanár tanította és mennyiért – Tanári számlák

– Pénzügyi jelentések – Időkimutatás

– Teljesítési igazolás

– Naptár (mikor ér rá, hol van épp)

– Terembeosztás – Céges ügyfelek

időkimutatása

– Céges ügyfelek számláin – Helyettesítéskérések

– Haladási napló

Hallgatói jelentkezés Szóbeli szintfelmérő tanár – Szóbeli eredménye (tanár által)

– Tanár naptárjában szerepelhet

– Tanár elszámolásában, számláján, bérszámfejtésben szerepel

Óralátogatás – Óralátogató tanár, időpont, óradíj – Látogatott tanár, tanfolyam

– Óralátogatás eredménye: kitöltött kérdőív, erősségek, fejlesztendők, célok

– Kiértékelés időpontja, helyszíne

– Látogató és látogatott tanár adatainak része

– Óralátogatás eredménye – Óralátogató tanár

naptárjában szerepelhet – Óralátogató tanár

elszámolásában, számláján, bérszámfejtésben szerepel

– Éves tanári értékelés

Visszajelzések Kitöltött kérdőív csoport + tanárról – Minőségbiztosítás
Egyéb feladatok Oktatáson túl végzett feladatok: mikor mit végzett milyen óradíjjal (pl. fordítás) – Tanár naptárjában szerepelhet

– Tanár elszámolásában, számláján, bérszámfejtésben szerepel

Számlák – Tanári számla, eredeti másolata

– Melyik tanfolyamból hány óra van számlázva

– Könyvelés

– Kintlévőségek (mennyit fog még számlázni)

Továbbképzés – Képzések résztvevői

– Ki mikor melyik könyvet kölcsönözte, mikor kell visszahozni

– Továbbképzés

– Kintlévőségek (könyvek)

Mire használjuk a személyes adatokat?

1) Jogviszony (alkalmazotti / megbízási / alvállalkozói) fenntartásához, személyzeti folyamatokhoz, pénzügyi elszámoláshoz (szerződés, elszámolás / számlázás, kintlévőségek, kapcsolattartás, óradíjak)

2) Vállalati ügyfelek elszámolásában és kapcsolattartáshoz (a vállalati ügyfelek számláin tanfolyamok azonosítása, a vállalati ügyfelek ismerik a tanárok / munkavállalók elérhetőségét)

3) Tanfolyamok szervezéséhez (tanári naptár, óradíjak, terembeosztás, helyettesítés kérés)

4) Minőségi oktatói munka biztosításához (tanfolyam dokumentáció, jelenléti ív, haladási napló, továbbképzés)

5) Szolgáltatásunk minőségének méréséhez (óralátogatás, visszajelzések)

6) Adatgyűjtésre és megosztásra vonatkozó törtvényi szabályozások betartása érdekében (pl. elégedettségmérési eredmények közzététele).

Milyen jogi alapon gyűjtünk személyes adatokat?

A tanári és munkavállalói adatokat
1) hozzájárulás alapján vagy

2) szerződéses viszony kialakításához vagy
3) törvényi kötelezettségből vagy

4) jogos érdek érvényesítéséhez gyűjtjük.

A tanárok és munkavállalók jelentkezéskor tapasztalatuk igazolásához átadják az önéletrajzukat és diplomáikat és ezzel hozzájárulnak ahhoz, hogy azokat tároljuk.

Tanári szerződés, illetve a munkavállalók munkaszerződésének megkötéséhez szükségesek a tanár / munkavállaló személyes adatai ahhoz, hogy a szerződés jogszerű legyen, tehát ebben az esetben az adatok a szerződéses viszony kialakításához szükségesek.

A tanárok / munkavállalók adatait jogos érdekből megoszthatjuk az iskolaszemélyzettel, könyvelőnkkel és olyan alvállalkozóval, akik részt vesz a képzés során annak érdekében, hogy azt a szerződésnek megfelelően tudjuk nyújtani. Nevüket és elérhetőségüket megosztjuk a vállalati ügyfelekkel is, ahol tanítanak, hogy közvetlenül is tudjanak kommunikálni (pl. óralemondás esetén).

Minden másodlagos adatfeldolgozás (mint tanároknak kör-email rendezvényekről vagy tanfolyamokról, továbbképzésekről, melyekre jelentkezhetnek) a tanárok előzetes hozzájárulása alapján történik.

Kikkel osztjuk meg a személyes adatokat?

A személyes adatokat megosztjuk a nyelviskola munkavállalóival az oktatás szervezése érdekében.

A tanfolyamokkal kapcsolatos adatokat megosztjuk azokkal a tanárokkal / munkavállalókkal is, akikkel közösen tanít a tanár / munkavállaló tanfolyamokon, hogy tudjanak a képzésről egymással kommunikálni.

Vállalati képzések esetén a tanár / munkavállaló elérhetőségi adatait, és az általa vezetett tanfolyam adminisztrációt megosztjuk a megrendelővel, így a szintfelmérők eredményét, a haladási naplót, a jelenléti kimutatásokat, kiértékeléseket, visszajelzéseket.

Pénzügyi adatainkat megosztjuk a könyvelőnkkel.

Megoszthatjuk az adatokat állami szervekkel kérésükre, amennyiben ez törvényileg megalapozott.

Minden magánszeméllyel és szervezettel, mely hozzáfér a személyes adatokhoz, miközben megbízásunkból részt vesz a szolgáltatásaink teljesítésében, szerződést kötünk a személyes adatok védelmének biztosítása és az adatvédelmi törvények betartása érdekében. Időnként független auditorral ellenőrizzük, hogy a szolgáltatók megfelelnek-e az elvárásainknak.

Meddig tároljuk a személyes adatokat?

Engedélyezett képzésekhez kapcsolódó személyes adatokat a tanfolyam befejezésének naptári évét követő 6 naptári évig tároljuk. A pénzügyi adatokat, így az azokon szereplő személyes adatokat szintén.

Nem engedélyezett, piaci alapon szervezett képzések esetén a személyes adatokat – a pénzügyi dokumentumokon szereplő adatok kivételével – a tanfolyam befejezésének naptári évét követő 5 naptári évig tároljuk.

Tanfolyamokhoz nem kötődő személyes adatokat (pl. önéletrajz és diploma másolat) a tanárral megkötött szerződés megszűnését követő 5 naptári évig tároljuk.

Ezt követően a személyes adatokat töröljük vagy átalakítjuk, hogy ne legyenek személyhez köthetők (anonimizáljuk).

Hogyan gondoskodunk a személyes adatok biztonságáról?

Az internet nem biztonságos médium, ezért online kommunikációs technológia segítségével (mint e-mailben) küldött információ biztonságossága nem garantálható. A személyes adat hozzánk történő érkezését követően fizikai és elektronikus értelemben is biztonságban van, és az adatvédelmi előírásoknak megfelelően kezeljük.

Mit teszünk a biztonság érdekében:

1) Mindenkit, aki tevékenysége során tanáraink / munkavállalóink személyes adataihoz hozzáfér és / vagy azokat kezeli, szerződésben kötelezünk (pl. munkaszerződés, vállalati szolgáltatási szerződés) szerződésben kötelezünk adatvédelmi szabályzatunk betartására.

2) Minimalizáljuk a tanfolyamok során nyomtatott dokumentáció mennyiségét. A nem releváns dokumentumokat megsemmisítjük. Amit lehet, elektronikusan tárolunk, a papíralapú dokumentumokat elzárva tároljuk úgy, hogy csak az iskolaszemélyzet férjen hozzá és közülük is csak az illetékesek.

3) Az irodai számítógépek külön zárható szobában vannak, minden számítógép jelszóval védett. Csak az ügyfélszolgálati számítógépen tárolunk adatot, a többi számítógépen nem, hanem a hálózaton. A hálózaton tárolt adatokról rendszeresen biztonsági másolat készül. A számítógépekhez csak az iskolaszemélyzet fér hozzá, mindenkinek saját felhasználói hozzáférése van.

4) A személyes adatok elektronikus tárolása és kezelése egy online felhőalapú rendszerben történik, mely megfelel az adatvédelmi szabályoknak. Használatához bejelentkezés szükséges, az adatokat titkosítva továbbítja, az adatok védelmét biztonságos szoftver és hardver infrastruktúra kialakításával éri el, az adatokról legalább napi rendszerességgel másolat készül.

Hogyan lehet a személyes adatokat ellenőrizni, javítani, körét korlátozni és törölni?

Lehetőség van az általunk tárolt személyes adatok ellenőrzésére, módosításra, a tárolt adatok mennyiségének korlátozására vagy törlésére. A tanárok / munkavállalók el is kérhetnek minden olyan adatot, amit róluk tárolunk.

Ezeket a következőképpen lehet kérni:

– postai úton a Alba-Pro Nyelvstúdió Kft., 8000 Székesfehérvár, Szamos utca 27. címre küldött kéréssel,
– vagy az info@albapronyelvstudio.hu e-mailcímre küldött kéréssel

A kérés feldolgozását 30 napon belül megkezdjük. Első lépésként azonosítani fogjuk, hogy a kérelmező személy megegyezik-e azzal a személlyel, akinek az adataival kapcsolatban a kérés érkezett.

Ha a kérelmez nincs megelégedve azzal, ahogy a kérése kezelve van, joga van panaszt tenni a következő címen: Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság http://naih.hu/uegyfelszolgalat,–kapcsolat.html

Adatvédelmi tájékoztató módosítása

Ha az adatvédelmi folyamatainkban változás következik be, akkor a tájékoztató új verzióját a info@albapronyelvstudio.hu email-címről fogjuk kiküldeni, és a változásokat ki fogjuk emelni. A változtatásokhoz hozzájárulást is fogunk kérni, amennyiben az törvény szerint szükséges.

Adatvédelmi nyilvántartásba vétel

Az Insedo Kft. nem rendelkezik nyilvántartási számmal.

Jelentkezés ingyenes szóbeli szintfelmérőre

az adatkezelési tájékoztatót

Életünk képekben

Kövess minket Instagrammon is!

Akik minket választottak

Bízunk benne, hogy hamarosan Önt is partnereink között tudhatjuk!